Май 2014

Автоматизация документооборота с контролем исполнения поручений в «СЛК-Моторс»

Автоматизация документооборота с контролем исполнения поручений в «СЛК-Моторс»

Система электронного документооборота значительно повышает эффективность работы крупных компаний с развитой структурой филиалов. По оценке Заказчика внедрение СЭД с элементами высвободило до 10-12% рабочего времени каждого пользователя в пользу других задач.

Бизнес-задача

Автодилер «СЛК-Моторс» имеет сложную организационную структуру. В компании работает порядка 800 сотрудников. Компания базируется в Новосибирске, а также имеет представительство в других городах СФО. Головной офис компании занимает несколько зданий, что увеличивает время принятия решений (звонки, электронная переписка и личные встречи при согласовании вопросов отнимают очень много времени) и усложняет контроль за исполнением задач.

Руководством компании было принято решение о внедрении автоматизированной системы, которая бы позволила:

  1. Повысить оперативность принятия решений;
  2. Наладить контроль исполнительской дисциплины.

Решение

Специалисты «Технологики», проанализировав требования заказчика, предложили вариант разработки системы электронного документооборота (СЭД) с элементами системы контроля исполнения поручений (СКИП) на базе Microsoft SharePoint. Работа была разбита на 2 этапа.

Первый этап

Первый этап включал в себя внедрение СКИП (системы контроля исполнения поручений) - коробочного решения компании «Технологика», что позволило получить эффект от внедрения в максимально сжатые сроки. Кроме того, благодаря модульной структуре решения СКИП, оно было адаптировано под требования заказчика.

В СКИП был реализован процесс «замещения» или делегирования полномочий: на время отпуска, командировки или больничного сотруднику можно назначить заместителя. Исходя из особенности ГК «СЛК-Моторс», а именно большой загрузки руководителей департаментов, данный механизм особенно удобен при делегировании задач подчиненным.

Второй этап

На следующем этапе был разработан и внедрен модуль электронного документооборота. В данном модуле была реализована возможность создания различных документов с определенными атрибутами и правами доступа, в СЭД были реализованы такие бизнес-процессы, как ознакомление, исполнение и согласование. Для некоторых типов документов был разработан особый механизм согласования и отдельные права доступа для просмотра и редактирования документов.

На данный момент в системе автоматизирована работа со следующими типами документов:

  1. Финансовые документы:
    1. Счета;
    2. Акты;
    3. Договора.
  2. Реестр договоров
  3. Информационно-справочные документы:
    1. Протоколы;
    2. Информационные письма;
    3. Служебные записки;
    4. Маркетинговые акции;
    5. Отчёты.
  4. Организационные документы:
    1. Положения;
    2. Директивы;
    3. Процедуры;
    4. Служебные командировки.
  5. Распорядительные документы:
    1. Приказы;
    2. Распоряжения.
  6. Журналы регистрации:
    1. Входящие документы;
    2. Исходящие документы.
  7. Запросы в ОПЭ ИТ
  8. Отчеты об исполнительской дисциплине

Каждый документ в системе представлен в виде карточки документа, в которой перечислены все его атрибуты, кроме того, карточка документа может содержать его электронные копии. Система позволяет просматривать журнал изменений по документу и отслеживать версионность файлов, вложенных в карточки документов.

В системе используется ЭЦП (электронно-цифровая подпись) для каждого сотрудника, участвующего в процессе согласования документов. Использование ЭЦП позволяет сократить время движения документов при согласовании, а также исключить возможность подделки рукописных подписей.

Процесс согласования финансовых документов интегрирован с бухгалтерской системой заказчика, реализованной на платформе 1С. После согласования финансовых документов в СЭД необходимая информация о них попадает в 1С.

Архитектура

Автоматизация документооборота с контролем исполнения поручений в «СЛК-Моторс»